¿Qué es y como funciona?
De conformidad con la NOM-151-SCFI-2016 y con base en el Artículo 95 bis 1 del Código de Comercio es un proceso que permite la migración de documentos en soporte físico a mensaje de datos, apegado a lo establecido en el Apéndice Normativo B de la Norma antes mencionada, los cuales gozan de fe pública y autenticación notarial, lo que los convierte en documentos electrónicos comparados contra sus originales de los que se acredita su autenticidad y su conservación integra a través de la estampa de certificados digitales de fecha cierta y que hacen prueba plena en juicio.
Además, conforme a la misma NOM-151, la ceremonia de cotejo certificado prevé los mecanismos para acreditar la validez jurídica de los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización de los documentos originales.
De este modo, y aplicando los mecanismos definidos en la Norma Oficial Mexicana 151, PSC Notaría 230, te ofrece el servicio para comparar los archivos digitales resultantes con sus originales para, en el caso de que este proceso de cotejo sea exitoso, estampar una firma electrónica y un sello de tiempo que garantice la originalidad del mensaje de datos, y su integridad, dando fe de la exactitud del contenido entre el documento físico y el digital.
Este servicio permite equiparar legalmente los documentos originales con sus representaciones digitales, lo que en la práctica se traduce en la posibilidad de destruir las bodegas de papel de las empresas y otras organizaciones e instituciones para el ahorro de costos de archivo, y la mejora de los procesos de recuperación y tratamiento de los documentos toda vez que estos son gestionados exclusivamente por medios electrónicos.
PSC Notaria 230, para brindar este servicio cumple con los estándares internacionales (X.509 y RFC 3161) y se basa en el uso de criptografía de clave pública y fuentes de tiempo confiables a través del contrato que mantiene con el Centro Nacional de Metrología (CENAM) lo que garantiza su seguridad, confiablidad y legalidad con fe pública.
Ponemos a tu disposición un servicio web donde los documentos digitalizados bajo NOM151, pueden ser validados en cuanto a la vigencia de la constancia y acreditar la integridad de los documentos señalados en la solicitud de la constancia original.
¿POR QUÉ ES NECESARIO?
Primero
La transformación digital de las empresas y demás organizaciones implica la necesidad de migrar sus documentos en soporte físico a documentos electrónicos pero que se garantice la originalidad del mensaje de datos, su integridad, la exactitud del contenido entre el documento físico y el digital y su idéntica validez legal.
Segundo
Cada vez más los procedimientos gubernamentales administrativos y judiciales se verifican en ambientes digitales a través de plataformas que funcionan como ventanillas de recepción de documentos digitalizados los cuales al estar certificados bajo este servicio hacen prueba plena en dichos procesos.
BENEFICIOS
1. Destrucción Legal de Documentos: La migración del documento físico al electrónico, con la intervención de PSC Notaria 230, otorga al digital, autenticidad y originalidad, permitiendo la destrucción legal de sus originales en papel.
2. Valor legal de los documentos: PSC Notaria 230 se asegura que el cotejo equipare legalmente los documentos en soporte físico con sus digitales conforme a la normatividad legal vigente, dotándolos de fe pública y autenticación notarial, lo que los convierte en un documento electrónico comparado contra su original del que se acredita su autenticidad y su conservación integra, haciendo prueba plena en juicio.
3. Altos Niveles de Seguridad: Las digitalizaciones cotejadas son fiel reflejo del contenido original, y sobre éstas se aplican mecanismos criptográficos avanzados: Firma Electrónica + Certificado digital.
4. Resguardo Certificado de Datos: PSC Notaria 230 ofrece un sistema de almacenamiento electrónico de datos que permite la administración, integridad y control de los documentos.
5. Reducción de costos de archivo: La migración de los documentos físicos a electrónicos con valor y autenticación notarial permite una reducción de los costos asociados al resguardo físico de los documentos, así como a los procesos de recuperación y consulta de éstos.
POLÍTICA
La Política de DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO establecen las reglas que se llevan a cabo para la prestación de servicios fiables de Digitalización de Documentos en Soporte Físico ofrecidos por Alfredo Bazúa Witte Notario 230 de la CDMX Prestador de Servicios de Certificación están regidos por las “Reglas generales a las que deberán sujetarse los Prestadores de Servicios de Certificación”, Regla 116, publicadas y actualizadas el 15 de mayo del 2018 por la Secretaría de Economía (SE) de los Estados Unidos Mexicanos; y cumplen con los estándares RFC 3628 “Policy Requirements for time-Stamping Authorities (TSAs)”.
DECLARACIÓN DE PRÁCTICAS
La DECLARACIÓN DE PRÁCTICAS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO establece el conjunto de Prácticas de Certificación que emplea Alfredo Bazúa Witte Notario 230 de la CDMX Prestador de Servicios de Certificación al prestar servicios de Digitalización de Documentos en Soporte Físico y de emisión de Constancias de Conservación de Mensajes de Datos que cumplen con la Norma Oficial Mexicana NOM-151 SCFI-2016. Dichos servicios están basados en el uso de Criptografía de clave privada y fuentes de tiempo confiable.
Validación de documentos digitalizados
Si eres cliente de PSC N230 válida el documento digitalizado cargando el archivo que se te entregó (pdf) y que tiene embebido el XML que contiene los datos del proceso de digitalización.